Бумажные накладные, товарно-транспортные и прочие сопроводительные документы долгое время были частью грузоперевозок. Их заполнение, печать, физическая передача и хранение отнимают значительное время, создают риск потери и ведут к дополнительным расходам. Современный цифровой формат работы диктует новые правила, предлагая полностью электронный оборот перевозочных документов. Электронные перевозочные документы представляют собой юридически значимые аналоги бумажных форм, но создаются, подписываются и передаются в цифровом виде.
Преимущества электронных перевозочных документов
Переход на электронные перевозочные документы дает компаниям целый ряд практических выгод, которые напрямую влияют на операционную деятельность и сокращение издержек. Ключевые преимущества системы:
- Высокая скорость операций. Документы передаются контрагентам за секунды, что ускоряет процесс приемки-передачи грузов и исключает задержки из-за почты или курьеров.
- Повсеместная доступность. Работать с документами можно из любого места, где есть интернет. Это особенно важно для водителей в пути и менеджеров в командировках.
- Снижение сопутствующих затрат. Компании экономят на постоянной покупке бумаги, картриджах для принтеров и их техническом обслуживании.
- Порядок в архиве. Все документы автоматически систематизируются и хранятся в электронном виде. Их поиск занимает минуты, а риск утери сводится к нулю.
Сервисы предлагают разные варианты подключения в зависимости от объёма перевозок. Для организаций с разным объемом перевозок доступны различные форматы использования системы — от небольших до рассчитанных на десятки тысяч документов в год.
Как начать работу с ЭПД
Внедрение системы электронного документооборота для перевозок происходит по отработанному алгоритму. Этот процесс требует последовательного выполнения нескольких шагов, но, как правило, не занимает много времени.
Основные этапы перехода на ЭПД:
- Заключение договора с оператором электронного документооборота, что дает правовую основу для работы.
- Получение квалифицированной электронной подписи для всех сотрудников, которые будут участвовать в процессе.
- Приглашение контрагентов — перевозчиков и заказчиков — к обмену электронными документами.
- Обеспечение технической готовности. Установка необходимого программного обеспечения в офисе и мобильных приложений для водителей.
Внедрение ЭПД — это закономерный шаг для логистических компаний и предприятий с активными грузоперевозками. Это не просто замена бумаги на цифру, а комплексный инструмент для повышения скорости, прозрачности и контроля над движением грузов.
